кейс

3

Walmart, как и большинство крупных компаний с широкой закупочной деятельностью, не может вести полноценные обстоятельные переговоры со всеми своими более чем 100 тыс. поставщиками. В результате около 20% поставщиков, небольших компаний "третьего уровня", подписывают типовые соглашения, условия которых зачастую даже не обсуждаются. Это неэффективно, но затраты на найм дополнительного персонала для ведения переговоров с ними превысили бы возможные дополнительные выгоды.

Идея компании заключалась в автоматизации переговоров по закупкам с подобными поставщиками с помощью технологии на базе ИИ.

Автоматизация закупочной деятельности.

Пилотные испытания чат-бота, который ведет переговоры с поставщиками-людьми от имени Walmart, стартовали в канадском подразделении компании с января 2021 года. Решение было разработано на базе ИИ-технологии для ведения переговоров по нестратегическим контрактам калифорнийской компании Pactum AI.

К участию в эксперименте Walmart International пригласила около 100 поставщиков третьего эшелона, 89 из них согласились принять участие. Также в пилоте приняли участие пять закупщиков, представители финансового и юридического отделов Walmart Canada.

Переговорный план Walmart был основан на изменении графиков платежей - компания надеялась договориться о скидках за раннюю оплату или на продление сроков оплаты без скидок. В обмен Walmart предлагала поставщикам возможность изменить право Walmart на немедленное расторжение контрактов без причины (известное как "расторжение для удобства") на письменное уведомление о расторжении за 30, 60 или 90 дней. Walmart также выборочно предлагала поставщикам возможности для роста ассортимента и объема продаж в обмен на ценовые скидки.

Внутренние закупщики выбирали поставщиков и создавали обучающие сценарии для алгоритма машинного обучения Pactum AI. Сценарии использовались для создания структурированных скриптов, которые направляли поставщиков в ходе переговоров. Поставщики могли отвечать на сценарии в своем собственном темпе.

В самом начале Walmart подсчитала, что система принесет положительный возврат инвестиций, если чатбот сможет заключить сделки с 20% поставщиков, участвующих в пилоте. Для пилота были выбраны такие категории, как услуги автопарка, тележки для продуктов и другое оборудование, используемое в розничных магазинах, а не товары, продаваемые клиентам Walmart. По отобранным для участия в проекте поставщикам у компании имелись точные данные об условиях оплаты и существовала явная возможность улучшить условия оплаты и получить дополнительные скидки.

В рамках работы решения, когда поставщик говорит, что хочет продать свой товар дороже, ИИ сравнивает запрос с историческими тенденциями, оценками конкурентов и даже колебаниями цен на ключевые товары. Затем система сообщает сотруднику отдела закупок самую высокую цену, на которую, по ее мнению, он должны согласиться, и эту цифру при необходимости человек может изменить.

В рамках пилотного проекта чат-бот успешно достиг соглашения с 64% поставщиков, что намного выше целевого показателя в 20%, и при средней продолжительности переговоров в 11 дней. Walmart получил в среднем 1,5% экономии на согласованных расходах и увеличение сроков оплаты в среднем до 35 дней.

В ходе интервью с поставщиками, которые успешно провели переговоры с ИИ, 83% из них назвали систему простой в использовании, им понравилась возможность сделать встречное предложение и время, которое система давала им на обдумывание предложение. Но отмечается, что ряд поставщиков все же хотел бы в будущем "вживую" общаться с отделом закупок.

После проведения пилотного проекта Walmart усовершенствовал сценарии и скрипты и распространил решение на поставщиков в США, Чили и Южной Африке. На данный момент чат-бот успешно заключил сделки с 68% поставщиков и обеспечил среднюю экономию в 3%.

После успешных пилотов в Канаде, США, Чили и Южной Африке Walmart тиражирует решение в Мексику, Центральную Америку и Китай. Категории также расширились и включают в себя переговоры о маршрутных ставках для транспортировки и некоторых товаров для перепродажи. Некоторые поставщики среднего уровня теперь используют эту систему, а чатбот является многоязычным.

Масштабирование позволило повысить производительность, так как программное обеспечение учится на каждых переговорах, сокращая время настройки для новых категорий. Кроме того, на текущий момент чат-бот может вести 2 000 переговоров одновременно.