Задача обмена опытом актуальна для всех организаций. От скорости и непрерывности этого процесса напрямую зависит конкурентоспособность и возможности развития. Его отсутствие ведет к повторению ошибок, использованию неактуальных подходов, сохранению избыточных затрат.
Сегодня расскажем, как можно использовать такой тип информационных материалов как внутренние кейсы для обмена опытом внутри компании, попутно улучшая корпоративную культуру и отношения между сотрудниками.
Что такое внутренний кейс
Когда говорят о «кейсах компаний», часто имеют в виду отчеты определенного вида об успешно проведенных коммерческих проектах. Например, маркетинговые или рекламные кейсы, которые компании публикуют на своих сайтах в портфолио или представляют на отраслевых мероприятиях.
Или специальные учебные материалы для студентов, в которых описываются бизнес-ситуации и задачи, требующие решений. Или смоделированные ситуации, которые используются для специального собеседования при приеме на работу кандидатов на управленческие должности.
В любом случае, речь идет о документах определенной структуры и содержания – в них важна не только постановка задачи и результаты, сколько способ и ход ее решения. В презентационных кейсах ход решения описывают исполнители и заказчики проекта, в учебных — свое видение решения для бизнес-ситуации представляют и обосновывают студенты.
В нашем случае под внутренними кейсами мы подразумеваем более прикладные с точки зрения сюжета, объема и оформления материалы, которые пишутся сотрудниками для целей обмена опытом внутри компании.
Их главной характеристикой является новизна, а акцент делается на описании процесса достижения результата, логике и последовательности действий его достижения в рамках имеющихся предпосылок, поставленной цели, ресурсов и ограничений.
В виде внутренних кейсов целесообразно фиксировать и деятельность самой компании – информацию о завершенных этапах реализации и результатах стратегических и управленческих инициатив, HR-активностях, L&D программах, внутренних IT-проектах и т.д.
Важно, что внутренний кейс это в первую очередь цифровой документ. Другими словами его легко хранить, распространять, модифицировать.
Основной канал распространения кейсов – общее цифровое пространство, которым регулярно пользуются сотрудники (корпоративная интранет-платформа, внутренние чаты, корпоративная рассылка).
Кроме того, необходима возможность открытого комментирования и обмена мнениями опубликованных материалов. Именно этот механизм обратной связи отвечает за «социализацию» представленной информации и опыта внутри компании.
Как мотивировать сотрудников на написание кейсов?
Авторами внутренних кейсов являются руководители проектов, начальники отделов, тимлиды, авторы идей и другие сотрудники, которые принимали участие в их реализации.
С точки зрения их мотивации можно выделить внутренние и внешние механизмы:
директивный (внешний) – в этом случае написание кейса входит в рамки обязанностей, например, руководителя или тимлида. Например после завершения коммерческого проекта или при необходимости обучения нового сотрудника. Второй вариант, когда появляется задача сделать кейс для публикации на сайте компании, для презентации на мероприятии, участия в конкурсе.
культурный (внутренний) – здесь речь идет о корпоративной культуре, в которой престижно поддерживать высокий профессиональный уровень и демонстрировать новые знания и опыт.
личный (внутренний) – когда интерес к проекту или задаче в первую очередь был связан с профессиональным вызовом. В этом случае оформление кейса является логическим документальным завершением сложной, но интересной работы, и поводом к общественному признанию.
Понятно, что в компаниях с разной корпоративной культурой эти механизмы мотивации имеют разные приоритеты.
Озвучим две универсальные рекомендации, которые точно помогут облегчить внедрение процесса регулярного написания и публикации кейсов внутри компании.
Во-первых, чтобы избежать зарегулирования, установите минимальные требования к их оформлению и объему. Авторы должны писать в том объеме, который они считают достаточным для своей истории. В будущем готовый документ может быть дополнен и адаптирован под текущую задачу и нет смысла дотягивать материал до идеала без необходимости.
Во-вторых, создание кейса нужно начинать «по горячим следам», после завершения проекта и получения результатов. В этом случае материал пишется относительно безболезненно, особенно при наличии опыта. Чем дольше откладывается этот процесс, тем больше будет потрачено времени на эту работу.
Чем полезны внутренние кейсы?
1. Доносят информацию о новом опыте (профессиональном или общем бизнес-опыте) до сотрудников, сохраняют ее в цифровом виде
Это основное предназначение подобных материалов. Преимущества внутренних кейсов — реальность ситуаций, возможность применения в своей практике.
2. Решают проблему устаревания учебных и информационных материалов
Распространенная проблема. Прошлогодний кейс или учебный пример может быть уже неактуальным, а процесс создания новых может быть длительным.
3. Решают проблему передачи неформализованного опыта
После завершения коммерческих проектов или реализации внутренних инициатив часть полученных знаний и опыта всегда остаются внутри рабочей группы. В лучшем случае обмен ими происходит в неформальной обстановке с ограниченным числом коллег. Создание кейса зачастую позволяет проявить этот опыт и прикладные рабочие моменты, сделать доступным для всех сотрудников.
4. Улучшают корпоративную культуру
Публикация кейса (ранее мы отмечали, что очень важно иметь механизм для его обсуждения), это отличный повод, чтобы поздравить коллег и задать им дополнительные вопросы. Это публичное, искреннее и менее формальное признание заслуг, работающее на создание позитивной атмосферы в коллективе.
Также новый кейс это всегда повод для комментария и выражения оценки со стороны руководства. Если в компании действует механизм компенсационной мотивации, то публикация кейса это основание для его включения.
Важно отметить, что подобные информационные материалы и онлайн-механизмы обмена информацией стимулируют социальную активность и вовлекают сотрудников, работающих на «удаленке».
И, наконец, внутренние кейсы на профессиональную тематику могут быть источником мотивации к обучению. Особенно это характерно для компаний из сферы ИТ, маркетинга, финансов и других, где у сотрудников есть выраженная внутренняя потребность профессионального роста, чтобы не оказаться белой вороной среди коллег.
5. Создают основу для других материалов компании
Уже написанный кейс можно использовать для публикации на сайте, для презентаций, трансформировать в учебный материал, создать руководство.
Сложности выстраивания процесса написания внутренних кейсов
Пожалуй, основные сложности заключаются в нехватке времени и опыта у сотрудников, отсутствии возможности более-менее точно запланировать, когда будет готов материал на фоне прочих более важных задач, а также неопределенностью с распределением ответственности за итоговый результат.
При этом выпуск новых кейсов должен быть достаточно регулярным, чтобы интерес к этому формату обмена опытом оставался на высоком уровне и мотивировал сотрудников к позитивным коммуникациям, оказывая положительное влияние на внутреннюю культуру.
В таких случаях имеет смысл рассматривать сервисы внешнего написания подобных материалов. Преимущества такого подхода заключаются в следующем:
1. Уменьшение затрат рабочего времени руководителей и ключевых сотрудников – вместо полноценного написания документа от них требуется только передача «сырой» информации в формате электронного общения или интервью. При этом стоимость их сэкономленного рабочего времени может быть заметно выше затрат на сервис;
2. Итоговый документ может быть оформлен качественными визуальными или медиа элементами, тогда как обычно сотрудники могут не владеть подобными навыками. Это дает возможность применять его не только для внутреннего использования, но и для публикации на внешних ресурсах. При этом есть ряд внешних ресурсов с определенными требованиями к публикуемым материалам. Их соблюдение требует опыта работы с ними и может быть затруднительно для новичков.
3. Процесс подготовки материала занимает оговоренное время, т.к. происходит по плану, а не урывками в виде дополнительной нагрузки на сотрудников. Это позволяет спланировать публикацию и соответствующие активности.
В частности, подобные услуги достаточно успешно предоставляет наша команда, в состав которой входят профессиональные редакторы и дизайнеры.
Если у вас есть дополнительные вопросы или задачи по разработке собственных кейсов, пожалуйста, обращайтесь через форму обратной связи внизу страницы. Будем рады поделиться опытом и обсудить направления сотрудничества.